Ο καθαρισμός των εισερχομένων σας είναι ένα καθήκον που οι περισσότεροι από εμάς θα πετάξουμε στον κατάλογό μας I'll-tackle-that-later-list - ακριβώς μεταξύ της κατάθεσης τραπεζικών δηλώσεων και της οργάνωσης συρταριών. Μα γιατί?
Επειδή οι άνθρωποι είναι δύσκολο να κάνουν τίποτα εκτός αν βλέπουν μια ανοδική.
Εδώ είναι ένας λόγος για να κάνετε την οργάνωση των εισερχομένων μια υψηλή προτεραιότητα: θα σας κάνει πιο ευτυχισμένο, πιο ειρηνικό και παραγωγικότερο ανθρώπινο ον.
Σε μια μελέτη που πραγματοποίησε η Radicati πριν από μερικά χρόνια, οι ερευνητές προέβλεπαν ότι ο μέσος εργαζόμενος θα στείλει και θα λάβει περίπου 125 μηνύματα την ημέρα έως το έτος 2015. Πρόκειται για περίπου 45.625 μηνύματα ετησίως, συμπεριλαμβανομένου του «γκράχτιου», χωρίς όμως να συμπεριλαμβάνονται τα προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, αν έχετε φίλους, μπορείτε να πάτε μπροστά και να χτυπήσετε αυτό τον αριθμό τρόπο up.What κάνει ότι προσθέτουν μέχρι το χρόνο-σοφός;
Το 2012, μια έκθεση McKinsey & Company διαπίστωσε ότι οι άνθρωποι ξοδεύουν περίπου το 28% της εβδομάδας εργασίας διαβάζοντας και απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι περίπου 12 ώρες την εβδομάδα. Δεν ξέρω για σας, αλλά αν μπορούσα να κόψω τον αριθμό στο μισό, θα είχα περισσότερο χρόνο για να πάω στη γιόγκα.
Αλλά είναι περισσότερο από το να απελευθερώσετε το χρόνο σας. Πιστεύω ότι τα εισερχόμενά σας είναι μια αναπαράσταση της κατάστασής σας. Και τον καθαρισμό είναι πραγματικά για την ειρήνη που έρχεται μαζί με νικώντας ψυχική ακαταστασία. Μόλις αρχίσετε να σκεφτόσαστε σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με αυτόν τον τρόπο, ξαφνικά δείτε τη σημασία της λήψης των εισερχομένων σας υπό έλεγχο. Εδώ είναι μερικά βήματα για να ξεκινήσετε:
1. Ρωτήστε τον εαυτό σας τις δύσκολες ερωτήσεις. Ίσως αναρωτιέστε τι έχει να κάνει ο αυτο-προβληματισμός με τα εισερχόμενά σας. Όλα, πραγματικά. Το εξωτερικό είναι μια αναπαράσταση του εσωτερικού. Σκεπτόμενοι τα εισερχόμενά σας ως αντανάκλαση της κατάστασης του νου σας, ξεκινήστε αναρωτηθείτε γιατί αφήσατε τα εισερχόμενά σας να ξεφύγουν από τον έλεγχο και ποια άλλα πράγματα μπορεί να κάνουν την αίσθηση σας εκτός ελέγχου στη ζωή σας. Η απάντηση μπορεί να είναι τόσο απλή όσο είναι υπερβολική ή τόσο σοβαρή όσο η αποφυγή μιας πολύ αναγκαίας αλλαγής σταδιοδρομίας. Η εξεύρεση και αντιμετώπιση αυτών των θεμάτων μπορεί να είναι το πιο δύσκολο μέρος της όλης διαδικασίας. Απαντήστε ειλικρινά, και θα είστε διανοητικά και συναισθηματικά προετοιμασμένοι για να αντιμετωπίσετε το έργο.
2. "RDFS" Μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Στο βιβλίο της, Bird by Bird: Ορισμένες οδηγίες για το γράψιμο και τη ζωή , η Anne Lamott θυμάται πως ως παιδί, ο αδελφός της κάποτε ήταν συγκλονισμένος από ένα σχολικό πρόγραμμα για τα πουλιά. Ο πατέρας της είπε στον αδερφό της να πάρει το έργο "πουλί με πουλί" έτσι ώστε να μην εκφοβιστεί από το τεράστιο έργο που πρέπει να περάσει. Μπορεί να έχετε έναν τρομακτικό αριθμό μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να πάτε όμως. Πρέπει να το κάνεις από πουλί. Μην σκεφτείτε να γίνουν, απλά πετάξτε μακριά στα εισερχόμενά σας σιγά-σιγά θυμόμαστε ότι δεσμεύεστε σε αυτό το καθήκον για την ψυχική σας ευεξία. Βλέποντας κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όλοι έχουν σκοπό να τους απαλλάξουν να αισθάνονται ότι έχετε επιτύχει κάτι. Το "RDFS" είναι ένας εύκολος τρόπος να το κάνετε αυτό. Προσαρμόσαμε αυτό το κομψό ακρωνύμιο από έναν πρώην αρχηγό μου που μου είπε ότι κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί μία από τις τέσσερις ενέργειες: να απαντήσει αμέσως, να διαγράψει χωρίς να απαντήσει, να παρακολουθήσει ή να αποθηκεύσει για μελλοντική αναφορά. Διαπιστώνοντας ότι έχετε μόνο τέσσερις επιλογές για κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα διαχέει τα συναισθήματα της αναποφασιστικότητας και της αδυναμίας, θα μειώσει το χρόνο που χρειάζεται για να ταξινομήσετε τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Καθώς περνάτε τα 5.000 από τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή ό, τι είναι ο αριθμός σας ... δεν υπάρχει κρίση εδώ), ένα μεγάλο κομμάτι από αυτά μπορεί να εμπίπτει στην κατηγορία "συνέχεια" ή "αποθήκευση για μελλοντική αναφορά", αλλά γι 'αυτό ένα σημαντικό επόμενο βήμα είναι να δημιουργηθεί ένα οργανωτικό σύστημα που να λειτουργεί για εσάς.
3. Οργανώστε τι έχει απομείνει. Ποτέ δεν παύει να με εκπλήσσει πόσο γοητεύσαμε από την υπόσχεση της οργάνωσης. Η ολοκαίνουργια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Google που ονομάζεται Inbox χρησιμοποιεί ένα "μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μοντέλο λίστας υποχρεώσεων". Σας επιτρέπει να ταξινομείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατηγορίες "καρφιτζή", "αναβολή" ή "έτοιμο" και συλλέγει μεγάλο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε "δεσμίδες" να καταστήσει το φάκελο των εισερχομένων πιο εύχρηστο. Ναι, είναι πραγματικά φιλικό προς το χρήστη, αλλά μην παρασυρθείτε από την κηλίδα της. Δεν χρειάζεται να έχετε τα εισερχόμενά σας καθαρά. Δεν υπάρχει μαγεία της ζωής που θα κάνει αυτή τη διαδικασία πιο εύκολη. Αλλά εδώ είναι τα καλά νέα: υπάρχει μια ανόητη φόρμουλα. Αποκλεισμός των εισερχομένων σας απαιτεί απλά την ανάπτυξη ενός συστήματος και τη διατήρηση της συμβατότητάς του. Εάν μπορείτε να δεσμευθείτε σε αυτό, είστε χρυσός.Αυτό είναι το πώς το κάνω: Χρησιμοποιώ ένα Gmail inbox για όλη μου την αλληλογραφία και αφού έχω "RDFS" στα νέα μου μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχειοθετώ το "save for future reference "Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιούν τους φακέλους του Gmail, τα οποία μπορούν να είναι έγχρωμα και ένθετα. Εάν δεν υπάρχει ένας κατάλληλος φάκελος, δημιουργώ ένα νέο. Έχω 65 ενεργούς φακέλους προς το παρόν. (Οι περισσότεροι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εκτελέσουν μια παρόμοια λειτουργία αν δεν χρησιμοποιείτε το Gmail.) Στη συνέχεια, απευθύνω τα μηνύματά μου "παρακολούθησης", τα οποία διατηρώ στα εισερχόμενά μου (προσπαθώ να μην αφήσω τον αριθμό να ξεπεράσει τα 100, διότι γνωρίζω προσωπικά με κάνει να αισθάνομαι συγκλονισμένοι). Αν αυτά τα μηνύματα "παρακολούθησης" απαιτούν κάποια ενέργεια από μέρους μου, δημιουργώ μια "εργασία" στο Ημερολόγιο Google (π.χ. "Επιλέξτε ένα μέρος για μεσημεριανό με Lisa" ή "Αποστολή φύλλου Excel στο αφεντικό μου") και προσθέστε ημερομηνία σε αυτό το καθήκον, οπότε θα σας υπενθυμίσω αν χρειαστεί. Έτσι δεν ξυπνάω στη μέση της νύχτας ανησυχώντας για το τι ξέχασα να κάνω. Σοβαρά, αξίζει τον ύπνο της καλής νύχτας. Προσοχή να αναπτύξετε το δικό σας πρωτόκολλο οργάνωσης. Οποιαδήποτε μέθοδος που είναι άνετη και βιώσιμη για εσάς θα λειτουργήσει αν κολλήσετε σε αυτήν.
4. Αντιμετωπίστε πρώτα τους μεγάλους βράχους. Σύμφωνα με τον Stephen Covey ο οποίος έγραψε τους 7 συνήθειες των εξαιρετικά επιτυχημένων ανθρώπων, τα "μεγάλα βράχια της ζωής" είναι τα καθήκοντα που αν δεν τα βάζετε πρώτα, ποτέ δεν θα τα πάρετε καθόλου. Ωστόσο, είναι συχνά οι πιο σημαντικές. Και όταν τους αποφύγουμε, ζυγίζουν βαριά σε εμάς διανοητικά και συναισθηματικά. Όταν εφαρμόζετε τη μεγάλη μεταφορά μετάλλων στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορείτε να δείτε πόσο εύκολο είναι να περάσετε την πλειοψηφία του χρόνου σας στο διαδίκτυο ασχολώντας με μικροσκοπικούς κόκκους άμμου - επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν άμεση προσοχή και να μας δώσει την ψευδαίσθηση της παραγωγικότητας - και να αποθέσουμε τα μεγάλα πετρώματα - μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν από μας να σκεφτούμε ή να το κάνουμε σοβαρά. Όσο περισσότερο τα μεγάλα αυτά βράχια αποπροσανατολίζονται, τόσο περισσότερο προκαλούν άγχος γίνονται για μας. Διάχυτο δυναμικό άγχος κάνοντας έναν όρκο για να αντιμετωπίσει πρώτα τα μεγάλα ηλεκτρονικά ροκ πρώτα. Πάντα. Μπορεί να φαίνεται αντίθετο-διαισθητικό να αντιμετωπίσει πρώτα τα σκληρότερα, πιο χρονοβόρα στοιχεία εισερχομένων πρώτα, αλλά να πάρει το χρόνο για να καταλάβω τι αυτά τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία απαιτούν από εσάς θα σας εξοικονομήσει χρόνο και άγχος σε μακροπρόθεσμη run.Moments αφού εκπνέετε, απελευθέρωση τάσης ώμου, θαυμάζοντας τα παρθένα σας εισερχόμενα, θα αρχίσει να γεμίζει ξανά. Ετσι είναι η ζωή. Αλλά μην κατακλύζετε - το βαθύ καθαρισμό γίνεται και αυτό είναι το δύσκολο κομμάτι. Διατηρώντας είναι το εύκολο μέρος τώρα που έχετε ένα ανόητο σύστημα στη θέση του. Μιλώ από την εμπειρία όταν λέω ότι οι παραγωγικές μέρες και οι ήσυχες νύχτες θα είναι όλα τα κίνητρα που χρειάζεστε για να κρατήσετε τα εισερχόμενά σας από ποτέ να γεμίσετε ξανά.
